Hvad er en faktura?

En faktura, også kendt som en regning, er et dokument udstedt af en sælger til en køber, der detaljeret beskriver et salg eller en ydelse, som køberen skal betale for. Fakturaen spiller en central rolle i både købers og sælgers regnskab, idet den fungerer som dokumentation for transaktionen og som grundlag for betaling. Fakturaer kan udstedes i både digital og fysisk form.

De vigtige elementer i en faktura

For at sikre at en faktura er gyldig og opfylder alle lovmæssige krav, skal den indeholde en række specifikke oplysninger:

Fakturanummer: Et unikt nummer for hver faktura, som følger en fortløbende nummerserie.

Dato: Datoen for fakturaens udstedelse.
Købers navn og adresse: Oplysninger om den person eller virksomhed, fakturaen er rettet til.

Sælgers CVR-nummer, navn og adresse: Sælgerens virksomhedsoplysninger.

Specifikation af varer eller ydelser: En detaljeret beskrivelse af, hvad der er solgt, inklusiv antal og pris pr. enhed.

Momsbeløb: Det samlede momsbeløb, hvis sælgeren er momsregistreret.
Disse elementer sikrer, at både køber og sælger har al nødvendig information til at behandle fakturaen korrekt i deres regnskabssystemer.

Sådan sender du en faktura

Fakturaer kan sendes på flere måder, afhængigt af både sælgers og købers præferencer. Traditionelt blev fakturaer sendt med posten, men i dag er det mere almindeligt at sende dem digitalt, enten som vedhæftede PDF-filer i en e-mail eller direkte gennem et regnskabsprogram. Digitale fakturaer bidrager til en mere effektiv og miljøvenlig faktureringsproces.

Kreditnotaer

En kreditnota udstedes, når der skal foretages en rettelse til en allerede udstedt faktura, eksempelvis ved returnering af varer. Kreditnotaen fungerer som en negativ faktura, der enten reducerer eller annullerer det oprindelige beløb, køberen skylder.

Fakturaer i Kontolink

Når du modtager en indbetaling, matcher Kontolink automatisk indbetalingen med den åbne faktura og sender det hele videre i dit regnskabsprogram.

Så har du altid et opdateret overblik over, hvem der har betalt, og hvem du skal rykke.