Apps til kvitteringer løser dit bilagsrod

Kvitteringer. De fysiske papirslapper, der fylder, roder, og er besværlige, fordi de bliver væk, krøller eller bliver våde og ulæselige. 

I dette blogindlæg kan du finde ud af, hvordan apps på mobilen kan hjælpe dig med at scanne og opbevare dine fysiske kvitteringer digitalt.

Hvad er problemet med fysiske kvitteringer?

Når du handler i supermarkedet til dit private forbrug, kan det være rart at få en kvittering med, så du hurtigt kan se, hvad du betalte for de forskellige varer. Måske gemmer du også kvitteringen, hvis du har købt noget, der måske skal byttes.

Når du har en virksomhed, skal du lave et helt årsregnskab og bakke det op med købsbeviser i form af kvitteringer. Derfor bliver kvitteringer/bilag kritiske for at drive en virksomhed.

Reglerne er simle. For hver transaktion skal der være et bilag, der beviser det. Uden bilag, intet regnskab.

Fysiske køb og kvitteringer fylder stadig meget for mange virksomheder, da det ikke er alt, man køber online.

Det er den kop kaffe, din sælger køber til et møde. Det er maden der købes, når kantinen holder lukket. Og så er det privatudlæg, dine medarbejdere har på deres færd.

Kort fortalt, så er fysiske kvitteringer dårlige fordi:

  • Papiret er ofte af dårlig kvalitet, så de går nemt i stykker og teksten falmer
  • Fysiske kvitteringer fylder meget, hvis de skal opbevares i mapper i 5 år
  • Du kan ikke søge i dem og de er svære at organisere på en god måde
  • Produktionen af papir er ikke godt for miljøet og unødvendigt spild
  • De bliver altid væk, når du skal bruge dem


Den nye bogføringslov kræver, at alle bilag opbevares digitalt

D. 1. juli 2022 trådte den nye bogføringslov i kraft, så nu er det et krav, at du skal opbevare din virksomheds bilag digitalt i 5 år. Samtidigt skal du sikre dig, at der bliver foretaget sikkerhedskopi af dine bilag løbende, og at du har mulighed for at dele dine bilag med myndighederne.

Så har du ikke allerede en god rutine med at digitalisere dine kvitteringer løbende, er det nu, at du skal i gang. Den nemmeste måde at digitalisere dine bilag på, er ved at bruge det, du altid har ved hånden: Din mobil.

Du kan bruge din mobil til at tage billeder af dine kvitteringer og så er de faktisk gjort digitale. Men for at få de digitale fordele, er det din håndtering af kvitteringerne, der er vigtig. Her kan du fx bruge apps.

Apps til kvitteringer - hvad er fordelene?

Med en app til kvitteringer kan du nemt og smertefrit have orden i dine bilag. Det kræver bare at du gør det til en vane at bruge en app, når du får en kvittering i hånden.

Fordelene ved at gøre dine kvitteringer digitale via en app:

  • Kvitteringerne er nemme at opbevare og organisere
  • De holder indtil den dag internettet slutter
  • De optager plads i kilobyte i stedet for kvadratmeter
  • Du kan søge i digitale bilag, hvis du bruger de korrekte apps, der giver mulighed for at søge i billeder

Apps til kvitteringer

Her gennemgår vi nogle af de apps, der kan hjælpe dig med at få styr på de frygtindgydende lapper af papir. Og ikke mindst dit regnskab.

Kontosnap - scan kvitteringer på farten

Ja, vi starter selvfølgelig med vores egen app – Kontosnap. (Bare rolig, du finder andre alternativer længere nede).

Kontosnap er en kamera-app til kvitteringer. Den er gratis og du behøver ikke at være kunde hos Kontolink for at bruge den, da du også bare kan bruge appen til hurtigt at videresende kvitteringer til en selvvalgt emailadresse. Der er dog en del ekstra fordele ved Kontosnap, hvis du har en Kontolink-aftale.

Hvis du ikke er kunde hos Kontolink, men gerne vil bruge Kontosnap:

Første gang du åbner appen, skal du ikke klikke på Log ind-knappen, men i stedet klikke nedenunder, hvor du kan vælge at sende bilag til en valgfri e-mail. Så kommer du ind i Kontosnap og kan klikke på kamera-ikonet og tage et billede af din kvittering.

Kontosnap aflæser informationen på kvitteringen (tekst, beløb og dato – så du kan se, at billedet er godkendt som bilag) og sender herefter kvitteringen til din e-mail.

Det kan være, at du har en mailadresse, hvor du samler alle dine bilag? Så er Kontosnap en nem måde at få indsamlet dine kvitteringer digitalt.

Fremover når du åbner Kontosnap, vil den starte i kamera-tilstand, så du hurtigt kan snappe et billede af den kvittering, du lige fik stukket i hånden.

Kontosnap + Kontolink = Digital indsamling, opbevaring og bogføring af kvitteringer

Hvis du har en Kontolink-aftale kan knytte den til din Kontosnap-app. Bare log på, første gang du skal bruge Kontosnap.

Fremover vil Kontosnap altid starte i kamera-tilstand, så du hurtigt kan tage et billede af din kvittering. 

Kontosnap aflæser dato, tekst og beløb på kvitteringen og sender herefter billedet og informationen til din Kontolink-aftale.

Her bliver din kvittering opbevaret digitalt (i din Kontobox) og du kan altid søge den frem igen. Og vi sørger selvfølgelig for at sikkerhedskopiere alt. Lige som loven kræver det.

Da Kontolink er tilknyttet din bank, matcher Kontolink automatisk din kvittering fra Kontosnap med den rigtige postering i banken – klar til godkendelse i Kontolink. Du kan altså kort og godt bogføre din kvittering på farten med ét klik – eller et swipe, hvis du foretrækker det.

Gevinster:

  • Du har altid et bankafstemt regnskab
  • Du skal ikke bekymre dig om at gemme og passe på små krøllede kvitteringer
  • I Kontolink kan du hele tiden se aktuelle bankposteringer, der mangler et bilag
  • Din bogholder/revisor kan få det samme overblik
  • Både du og din bogholder sparer tid og bekymringer op til momsfrister

Prøv Kontosnap i dag – du kan frit downloade den Kontosnap i App Store eller Google Play.

Vil du gerne prøve automatisk matching af bilag og bankposteringer med Kontolink? Du kan prøve Kontolink gratis og uforpligtende i 30 dage:

Dinero / e-conomic

De to regnskabsprogrammer, har hver især en app, hvor du kan tilgå dit regnskab. I de to apps er der indbygget en indscanningsfunktion, hvor du kan tage billeder af dine kvitteringer og sende dem til dit regnskabssystem.

Her bliver dine bilag opbevaret digitalt og ligger klar til, at du senere kan tilknytte dem de rigtige posteringer, så du kan bogføre dem.

Dit kamera 📸

Nogle gange behøver det ikke være så avanceret.

Du kan også bare bruge det kamera, der allerede er i din smartphone. Tag et billede af kvitteringen og send det til din email, til Dropbox/Google Drive eller OneDrive og kom videre.

Ulempen er, at du ikke kan være sikker på at dit billede er godt nok og indeholder alle de vigtige informationer.

Derudover kræver det stadig en masse manuelt arbejde bagefter, og kan være meget svært at holde styr på bilagene, hvis de ikke er organiseret og søgbare.

Kan man gemme kvitteringer automatisk?

Apps til kvitteringer har alle den ulempe, at du skal huske at tage et billede af din kvittering. Og hvis det ikke er en vane, kan det jo smutte.

Men det kan faktisk gøres endnu nemmere: Der er apps, der automatisk laver digitale kvitteringer, når du svinger betalingskortet.

Den mest kendte i Danmark er Storebox. Hvis du er tilmeldt Storebox, vil du få en digital kopi af dine kvitteringer i rigtig mange fysiske butikker. Du kan her se hvilke der understøttes.

Det gælder også hvis du eksempelvis betaler med MobilePay. Ulempen er selvfølgelig at langt fra alle forretninger samarbejder med Storebox – og slet ikke i udlandet. 

Samtidig kræver det lige et par ekstra trin at hente kvitteringerne, når du skal bogføre dem.

Drop rodekassen med kvitteringer

Vi har brugt denne blog på, forhåbentlig, at overbevise dig om at digitalisere dine kvitteringer.

Det vigtigste ved er at have en god proces, når det kommer til digitalisering af kvitteringer og det bedste råd er: Gør det med det samme. Brug en app til kvitteringer til at digitalisere i det øjeblik du laver et fysisk køb. 

Det nytter ikke noget at tænke “Det gør jeg lige, når jeg kommer hjem.” For i det øjeblik du kommer hjem, har du glemt alt om den kvittering.

Lige indtil den skrappe bogholder ringer til dig og spørger efter manglende kvitteringer.

 

Tanja Sørensen

Kommunikationsansvarlig i Kontolink.